Histórico de vendas da farmácia: como decidir o que comprar

O histórico de vendas da farmácia é a ferramenta mais confiável para decidir o que comprar. Mesmo assim, muitas compras ainda nascem da intuição, da oferta do momento ou da pressa de repor. O resultado aparece rápido: falta o que vende e sobra o que não sai.

A boa notícia é que o sistema da farmácia já guarda os dados necessários. Basta saber ler os relatórios certos e seguir uma rotina simples. Neste conteúdo, o dono de farmácia vai ver como fazer isso em cinco passos:

1. Extrair o relatório certo: vendas por item, com quantidade e data da última venda.
2. Identificar o que sai mais: a curva ABC mostra onde está o faturamento.
3. Reconhecer o que parou de girar: produtos parados prendem capital e espaço.
4. Calcular quanto comprar: a cobertura de estoque transforma média em quantidade.
5. Montar a lista de compras: com ajuste de sazonalidade e validade.

1. Por que o histórico de vendas da farmácia deve guiar as compras

Cada venda registrada no caixa conta uma parte da história do cliente. Somadas, essas vendas mostram quais itens a região procura, em que volume e em que época. Portanto, o histórico funciona como uma pesquisa de demanda feita todos os dias, sem custo extra.

Comprar sem olhar esses dados gera dois problemas opostos. De um lado, a ruptura faz o cliente sair sem o produto e, muitas vezes, procurar a concorrência. Do outro, o excesso imobiliza capital de giro em itens que demoram meses para sair. Além disso, na farmácia, o estoque parado ainda corre o risco de vencer na prateleira.

2. Relatório de vendas por item: o que extrair do sistema

A maioria dos sistemas de gestão para farmácias oferece um relatório de vendas por produto. O nome muda conforme o software, mas a lógica é a mesma. Em geral, ele pode ser exportado para planilha, o que facilita a análise. Esse arquivo é a matéria-prima de todo o histórico de vendas da farmácia.

Os campos que fazem diferença

• Código e descrição: EAN ou código interno, para evitar confusão entre apresentações.
• Quantidade vendida: mostra o volume real de saída de cada item.
• Faturamento: indica quanto cada produto representa na receita.
• Data da última venda: revela há quanto tempo o item não sai.
• Estoque atual: permite comparar o que existe com o que vende.

Qual período analisar

Um período de 90 dias costuma equilibrar atualidade e volume de dados. Para itens sazonais, no entanto, vale comparar também com o mesmo período do ano anterior. Assim, o gestor não confunde a queda do protetor solar no inverno com perda de interesse do cliente.

3. Curva ABC: como identificar o que sai mais

Com o relatório em mãos, o primeiro passo é ordenar os itens do maior para o menor faturamento. Em seguida, calcula-se quanto cada um representa no total acumulado. Essa é a base da curva ABC, um método clássico de classificação de estoque.

• Curva A: poucos itens que somam cerca de 80% do faturamento. Não podem faltar.
• Curva B: itens intermediários, geralmente até cerca de 95% do acumulado. Pedem reposição planejada.
• Curva C: muitos itens que, juntos, pesam pouco na receita. Exigem compra cautelosa.

Esses cortes são referências usuais, não regras fixas. Cada farmácia pode ajustá-los conforme o seu mix. Por outro lado, vale cruzar a curva de faturamento com a de quantidade. Um item barato e de saída diária, como um sabonete, pode ser curva C em receita. Mesmo assim, pode ser curva A em quantidade e trazer o cliente à loja com frequência.

4. Produtos parados: como reconhecer o que deixou de girar

Tão importante quanto saber o que vende é saber o que deixou de vender. No histórico de vendas da farmácia, a coluna “data da última venda” é o atalho mais rápido para isso. Itens sem saída há 60 ou 90 dias merecem atenção imediata.

Outro sinal é a cobertura alta. Quando o estoque atual daria para seis meses de vendas, o problema é de compra, e não de demanda. Da mesma forma, a validade próxima transforma um item lento em prejuízo certo.

Antes de cortar: confirmar se o item estava em falta

Nem todo produto sem venda está parado. Às vezes, ele simplesmente ficou em ruptura e não havia o que vender. Por isso, o gestor deve conferir o estoque do período antes de tirar o item do mix. Caso contrário, a farmácia corta justamente um produto com demanda reprimida.

O que fazer com o estoque parado

• reposicionar o item em uma área de maior circulação no PDV;
• montar kits com produtos complementares de curva A;
• orientar a equipe a indicar o produto quando fizer sentido para o cliente;
• suspender a recompra até o estoque voltar ao normal.

Para aprofundar o tema, a Riomed reúne outros conteúdos de gestão para farmácias no blog.

5. Cobertura de estoque: quanto comprar de cada item

Saber o que comprar resolve metade da questão. A outra metade é a quantidade. Para isso, o conceito de cobertura ajuda muito: quantos dias o estoque deve durar até a próxima reposição.

O cálculo é simples e cabe em qualquer planilha:

Quantidade a comprar = (venda média diária × dias de cobertura) + estoque de segurança − estoque atual

Na prática, um exemplo ilustrativo ajuda a visualizar. Um hidratante vendeu 60 unidades em 30 dias, ou seja, duas por dia. Se a farmácia compra a cada 20 dias e quer 5 dias de segurança, precisa de 50 unidades. Com 18 em estoque, a compra fica em 32 unidades.

Itens de curva A justificam uma margem de segurança maior, pois a falta custa caro. Já os de curva C podem trabalhar com cobertura mais curta. Afinal, um distribuidor com entrega rápida reduz a necessidade de manter estoque alto. O portal de compras da Riomed organiza o mix por categoria, o que agiliza a reposição.

6. Do histórico de vendas da farmácia à lista de compras

Com os dados organizados, a lista de compras da farmácia deixa de ser uma estimativa. Ela passa a ser o resultado de uma rotina com etapas claras:

1. Exportar o relatório de vendas por item dos últimos 90 dias.
2. Classificar os produtos nas curvas A, B e C.
3. Marcar os itens parados e verificar se houve ruptura no período.
4. Calcular a quantidade de cada item pela cobertura desejada.
5. Ajustar pela sazonalidade e pelas datas comerciais das próximas semanas.
6. Revisar validades e condições comerciais antes de fechar o pedido.

Ajuste pela sazonalidade

A média dos últimos meses nem sempre representa o que vem pela frente. Com a chegada do verão, por exemplo, protetores solares, repelentes e itens de hidratação tendem a ganhar saída. Ao mesmo tempo, o fim de ano movimenta a perfumaria e os kits de presente. Nesses casos, o histórico do mesmo período do ano anterior é a melhor referência.

Também vale manter um registro das faltas no balcão. Quando um cliente pede algo que a farmácia não tem, essa demanda não aparece no relatório. Assim, o caderno de faltas completa o que o sistema não consegue mostrar.

7. Erros comuns ao ler o histórico de vendas da farmácia

• Olhar só o faturamento: itens baratos e frequentes ficam escondidos.
• Usar um período curto demais: uma semana atípica distorce a média.
• Ignorar a ruptura: venda zero por falta não significa falta de demanda.
• Comprar só pela condição comercial: desconto em item parado continua sendo estoque parado.
• Não revisar a lista com frequência: o mix muda, e a análise precisa acompanhar.

8. Comprar com dados, vender com constância

O histórico de vendas da farmácia mostra o que o cliente realmente procura. Lido com método, ele separa os itens essenciais dos que prendem capital. Em seguida, a cobertura de estoque transforma essa leitura em quantidades objetivas. Dessa forma, a lista de compras deixa de depender de palpite e passa a refletir a demanda real.