Um dos maiores desafios de todo gestor de farmácia é fazer o controle do estoque. Essa prática é essencial para assegurar o fluxo de vendas e garantir o retorno financeiro esperado.
Imagine a seguinte situação: um cliente entra na sua loja e não encontra o medicamento que precisa. Certamente, ele irá procurar esse item no seu concorrente e poderá nunca mais voltar, já que ficou com a impressão de que a loja não tem o que ele precisa.
Quando a farmácia trabalha com um estoque reduzido de produtos, pode ficar neste tipo de situação, onde há falta de um determinado item. Além disso, a loja acaba limitando o poder de escolha do consumidor.
Por outro lado, comprar em excesso obriga a farmácia a ter um giro constante de vendas, caso contrário, compromete o fluxo de caixa, podendo ter também prejuízo por perda de produtos que passaram da data de validade.
A grande questão é encontrar o meio termo. Alguns métodos de controle podem ajudar os gestores a terem um estoque mais balanceado.
Tipos de controle de estoque
Existem dois tipos de técnicas utilizadas no controle do estoque. A primeira delas é o método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai). É uma estratégia simples, que consiste em vender o primeiro item ou lote que entrou no estoque.
Por exemplo, se a farmácia comprou 200 unidades do produto X, esses 200 serão os primeiros a serem vendidos, independentemente se a farmácia adquiriu novos lotes desse mesmo produto.
A principal vantagem desse método é evitar que produtos acabem encalhando nas prateleiras e perdendo o prazo de validade.
O segundo método é o PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai), no qual o produto que está mais perto de vencer tem prioridade para ser vendido. Ao contrário do PEPS, nesta técnica, não há importância da data de entrada dos produtos e sim da data de vencimento.
Controle de entrada e saída
Seja qual for o método de controle escolhido, o gestor precisará ficar atento à movimentação dos produtos no estoque. Por meio desse processo, é possível identificar quanto tempo, em média, um determinado item leva para ser vendido.
Outra questão é avaliar a logística da entrega dos produtos. Se o gestor deixar para fazer o pedido de novos lotes muito em cima, pode correr o risco de ficar desabastecido. Por isso, ele deve considerar sempre o tempo para a entrega.
Essas informações permitem que o proprietário faça um planejamento estratégico para o estoque. Uma dica é conferir sempre os lotes e as datas de validade. A diferença entre a fabricação e a validade não pode ser menor que 50%.
De acordo com o tamanho da farmácia, o ideal é que pelo menos uma vez na semana o gestor faça um balanço sobre a rotatividade do estoque. Assim você garante que nenhum produto está criando poeira na prateleira ou está próximo de acabar.
Aproveite os balanços também para listar os produtos com maior e menor saída. Assim, você poderá estabelecer frequências específicas para cada um.
Tipos de balanço para controle de estoque
Assim como existem diferentes métodos para o controle do estoque, existem também algumas técnicas que ajudam a fazer o balanço. Confira algumas delas.
Balanço completo
Conhecido como balanço com as portas fechadas, esse método considera todos os produtos disponíveis no estoque. Geralmente é indicado para farmácias novas e que precisam fazer um monitoramento mais frequente para obter dados sobre a movimentação do público.
A grande vantagem do balanço completo é o fato de deixar totalmente alinhado às quantidades físicas de produtos com as quantidades declaradas no sistema.
Balanço por contagem
Neste método, são contabilizados apenas os produtos adicionados ao balanço. Por exemplo, se o gestor bipou 30 produtos e inseriu no sistema, então somente estes 30 itens serão analisados no balanço.
A principal vantagem desta técnica é poder continuar fazendo as vendas normalmente, enquanto controla o estoque.
Balanço resumido
Essa técnica é mais utilizada por farmácias de médio e grande porte. Neste caso, o gestor utiliza algum critério específico para definir quais produtos serão avaliados.
Esses critérios podem ser: categoria, grupo de preços, prateleiras ou por fornecedores.
Assim como o balanço por contagem, esse método pode ser aplicado sem necessariamente interferir no funcionamento da farmácia.
Balanço com o coletor de dados
Um equipamento que pode facilitar a vida do gestor é o coletor de dados. Ele é capaz de ler o código de barras dos produtos e armazenar em uma memória própria.
Com isso, o colaborador não precisa ficar procurando o nome do produto no sistema. Basta apenas bipar o leitor e com isso facilitar o processo de controle do estoque.
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